Les professionnel, gérants de TPE, PME, auto-entrepreneurs, etc. ont besoin de contrôler efficacement et simplement chaque aspect de leur activité : leur communication, leurs archives, leur organisation interne et leurs finances.

Ils jonglent sans cesse entre différents outils bureautiques, leur armoire d’archivage et ses documents lourds et encombrants, et font face au risque de perdre des éléments importants.

Ils perdent énormément de temps à faire leurs comptes, à compiler leurs factures, notes de frais, justificatifs fiscaux… C’est leur énergie et leurs résultats qui en pâtissent !

Ils éprouvent parfois des difficultés à transmettre leurs informations internes, sont régulièrement confrontés à des limitations de taille dans l’envoi des documents et cherchent une manière de présenter vos travaux à vos clients ou futurs prospects.

Docnshare est une application mobile et un site web de dématérialisation documentaire nouvelle génération, au sein d'un cloud sécurisé, qui permet :

- de répondre au besoin des entreprises de petite taille ou de taille moyenne de réaliser leur transition numérique, celles-ci ne pouvant pas toujours se permettre d'investir des sommes importantes dans du matériel lourd ou des logiciels souvent très onéreux.

- d'améliorer et de simplifier le partage de documents, avec la possibilité d'aller au-delà d'un simple échange de pièces. Il est ainsi possible de pouvoir débattre directement et efficacement, par catégorie ou par document de personne à personne où par le biais de groupes de diffusion. L'émulation au sein de l'entreprise est plus rapide et constructive, la traçabilité des modifications est immédiatement visible.

- de gérer son activité via l’assistant personnel permettant d’inscrire immédiatement les documents liés à l’activité (factures, tickets de caisse, bons de commande…) dans son tableau comptable mais aussi en facilitant la prise de rendez-vous en ligne. Un système de notification permet à l’utilisateur d’être averti de l’activité sur son espace en temps réel : réception de document, message laissé, rendez-vous pris, annulé, reporté…

- de répondre à la demande des particuliers d'avoir toujours sous la main leurs documents administratifs, factures, etc.

Un petit cas concret :

François Gaudoin

Le Président de Docnshare. Conseiller bancaire pendant dix ans, il a été souvent confronté aux problèmes de stockage, gestion, réception et envoi des documents. Possédant une solide connaissance des contraintes des professionnels, c'est tout naturellement qu'il a été séduit par ce projet, qui, il n'en doute pas, va changer la vie de beaucoup de chefs d'entreprise et d'indépendants.

Xavier Gignac

Développeur puis chef de projet technique pendant plus de dix ans, Xavier a travaillé sur dans des domaines allant du jeu-vidéo à l'assurance en passant par la billetterie de la Fnac et la finance de marché. Ces expériences lui ont apporté les compétences nécessaires à la réalisation de Docnshare que ce soit dans le domaine technique (haute disponibilité, big data et gestion documentaire: il est certifié Alfresco, une solution de GED très utilisée) ou dans celui de la gestion de projet puisque il a géré plusieurs projets : le plus ambitieux comptait une quinzaine de personnes.

De la manière la plus simple et intuitive qu'il soit !

Docnshare sera une solution adaptée sur mobile, tablette et pc. Qu'importe le lieu, Docnshare est toujours là et vous ne serez plus pris de cours.

L'appli se déclinera en quatre écrans principaux.

Le premier écran est un aperçu rapide de l'activité du compte. Il répertorie différents évènements qui peuvent donner lieu à des notifications (paramétrables via les options) :

- Les demandes de contacts (similaires à des demandes d'amis sur facebook)
- Les invitations dans les groupes de diffusion
- Tous les évènements liés aux documents (partage, nouveau document, modifications, etc.)
- Les rendez-vous et mémos enregistrés via l'assistant personnel (nous y reviendrons plus tard).

Chaque ligne est cliquable et permet d'afficher directement l'écran concerné afin de pouvoir interagir rapidement.

Le second écran est dédié à votre coffre-fort numérique et à la diffusion de vos fichiers. Vous y trouverez l'ensemble des documents que vous avez uploadés ou directement pris en photo avec votre smartphone.

Il est possible de les classer dans des dossiers afin de mieux s'y retrouver.

Chaque document ou dossier peut être paramétré afin que vous puissiez les laisser visibles par tous, uniquement par vos contacts ou seulement par vous. Leur visibilité est immédiatement identifiable grâce à des icônes qui s'affichent au-dessus des miniatures.

Les fichiers sont qualifiés par vos soins au moment de leur upload. Il est ainsi plus facile de les retrouver... et de les intégrer dans le tableau comptable de l'assistant personnel.

Il est également possible de voir les détail de chaque document et d'interagir avec vos contacts afin de créer des discussions dédiées.

Et cerise sur le gâteau, l'envoi des fichiers vers vos contacts se fait par simple glisser-déposer, sans poids maximum (adieu les 10 Mo de limitation dans les mails...).

Il est également possible d'envoyer des messages privés à ses contacts pour échanger ou tout simplement discuter, ou bien d'intégrer un chat rattaché à chacun des documents.

Le troisième écran est celui des groupes de diffusion. Ceux-ci permettent de gérer un groupe de contacts afin que ceux-ci puissent être connectés, dans un environnement donné.

Il est alors possible d'envoyer en temps réel et de manière synchronisée des documents, des messages, publications, etc. à l'ensemble des membres.

Vous trouverez aussi bien les groupes dont vous êtes administrateur que ceux dont vous êtes simplement membre.

Chaque groupe est totalement paramétrable (visibilité, nomination des administrateurs, pouvoir de chaque membre dans le groupe...) et possède une interface de conversation de groupe.

Les groupes sont ainsi très pratique pour la communication interne d'une entreprise, mais aussi pour sa promotion.

L'information est la même pour tous, sur une seule et même plateforme. Impossible d'oublier quelqu'un.

Chaque groupe possède une plateforme de chat spécifique.

Le quatrième et dernier écran est celui de l'assistant personnel. Ce sera l'outil de gestion de son activité.

Il permettra aussi bien de créer des mémos qui deviendront des notifications personnalisées (par exemple "penser à payer l'URSSAF", "Relancer Mme Untel suite à l'envoi du devis"...) mais aussi de piloter ses rendez-vous, grâce à un agenda.

Il sera aussi le reflet en temps réel de sa trésorerie. Chaque document qualifié comme étant une recette ou une dépense permettra d'alimenter un tableau pré-comptable.

Celui-ci listera les différents mouvements, attachés au justificatif correspondant, et fera le calcul des résultats HT et des taxes à venir.

Ce tableau pourra être envoyé directement au comptable qui disposera ainsi de l'ensemble des chiffres mais aussi des justificatifs. Un gain de temps énorme pour le professionnel comme pour son comptable !

Le site internet reprendra l'ensemble de ces fonctionnalités. Pratique lorsqu'on est au bureau ou pour envoyer les documents enregistrés dans la mémoire interne.